Dokumentenmanagement dient der datenbankgestützten Verwaltung elektronischer Dokumente. Man versteht darunter die Verwaltung von Dokumenten (PDF, Word, Excel, PPT, Bildern, Videos, ...) einschließlich nicht digitaler Dokumente in Papierform. Ein Dokumenten Management System  dient in erster Linie zur sicheren Aufbewarung von Dokumenten. Zu Beginn des 21. Jahrhundertes hatte man auch noch die Illusion eines papierlosen Büros. In einem  Dokumenten-Management-System (DMS) werden die nicht digitalen Dokumente meistens mittels eines Scanning - Vorgangs in digitale Form überführt.

Im wesentlichen bieten die Dokumenten-Management-Systeme Funktionen für das schnelle Finden eines Dokumentes, die Zuordnung von Dokumenten zu Geschäftsprozessen, sicheres Archivieren von Dokumenten, sowie eine Versionierung von Dokumenten. Unter Versionierung eines Dokumentes versteht man den Zugriff auf ein Dokument in seinen historisch gewachsenen Versionen, beispielsweise kann ein Word - Dokument heute anders aussehen als noch vor einer Woche. Mit einer Versionierung kann ich auch auf den Zustand des Dokument vor einer Woche, einem Monat, ... zugreifen.

Wesentliche Eigenschaften eines Dokumenten Management System sind visualisierte Ordnungsstrukturen, Checkin/Checkout, Versionierung sowie datenbankgestützte Metadatenverwaltung zur Index-gestützten Dokumentensuche. So gekennzeichnete Dokumente sind über mehr Informationsfelder recherchierbar, als sie ein Dateisystem zur Verfügung stellt. Im Dateisystem (MAC OS X ausgenommen) kann der Anwender nur über Dateiname, ggf. Dateiendung, Größe oder Änderungsdatum suchen. Beim Dokumentenmanagement stehen beliebige Felder zur Verfügung wie z. B. Kundennummer, Auftragsnummer  usw. , die dynamisch zur Laufzeit als Sicht generiert wird.

Ein Dokument (PDF, Word-File, Bild, MP3-File, ...)  besteht neben seinem Inhalt aus beschreibenden Daten (Metadaten), die die Suche auf Dokumente  erweitern und deren Katalogisierung erlauben.

24iX SYSTEMS unterstützt und betreut zwei Dokumenten Management Systeme: Das hier erwähnte knowledgetree und das agorum core Dokumenten Management System.