Hier finden Sie einige Funktionen und Eigenschaften, die Plone zur Verfügung stellt. Diese Liste ist bei weitem nicht erschöpfend. Insbesondere sollen hier die Unterschiede zu traditionellem Webdesign erläutert werden.

In einem CMS werden alle Inhalte zentral auf einem oder mehreren Servern beim Hosting - Provider gespeichert. Dieser zentrale Datenbestand wird für die automatische Generierung der Webseite herangezogen. Auf diese Weise ist die Webseite jederzeit für alle Besucher auf dem gleichen Stand.

Die zentrale Speicherung der Daten hat ausserdem eine Reihe von technischen Vorteilen. Ein wichtiger Punkt ist die Sicherheit und Konsistenz der Daten. Alle Redakteure greifen auf denselben Datenbestand zu. Dadurch werden Konflikte durch gleichzeitiges Bearbeiten und Ändern einer Seite durch mehrere Redakteure vermieden. Einige CMS (darunter alle hier vorgestellten Typo3, Plone, Drupal und Mambo) bieten eine dezentrale Pflege und Bearbeitung der Daten an. Die wohl überzeugenste Möglichkeit ist der Zugriff über einen normalen Webbrowser. Dadurch können die Inhalte der Webseite von fast jedem Rechner aus bearbeitet werden. Einzige Vorraussetzung ist ein Internetzugang und ein Webbrowser. Der Standort des Rechners als auch die Art des eingesetzten Betriebssystem sind irrelevant

Die Bereitstellung von situationsbedingten und personalisierten Informationen ist eine sehr wichtige Eigenschaft eines Content Management Systems. Für alle Inhalte lassen sich zeit- und benutzerabhängige Beschränkungen in das System eingeben. Es sorgt dann für die korrekte Darstellung der Informationen in Bezug auf die gemachten Einschränkungen. Auf diese Weise lassen sich leicht spezielle Bereiche auf einer Internetpräsenz schaffen, die nur für einen bestimmten Teil der Besucher zugänglich ist. Ebenso lassen sich Inhalte einspielen, die nur an bestimmten Tagen oder zu bestimmten Zeiten angezeigt werden sollen. CMS ermöglichen die Eingabe der Inhalte vor Ihrem eigentlichen Erscheinen. Die Inhalte werden dann zum festgelegten Zeitpunkt automatisch vom CMS freigeschaltet werden. Zum Anderen können Sie Inhalte für einen bestimmten Zeitraum freischalten, ohne den entsprechenden Inhalt nach Ablauf der Zeitspanne von Hand wieder zu sperren.

Content Management Systeme bieten in der Regel eine Benutzer- und Rollenverwaltung für die Redakteure und Administratoren einer Internetpräsenz. Jeder Mitarbeiter erhält seinen eigenen mit Benutzernamen und Passwort abgesicherten Zugang zum System.

Das Content Management System sorgt dafür, dass der jeweilige Mitarbeiter nur die Beiträge bearbeiten kann, die für ihn von Relevanz sind. Für ihn nicht freigegebene Bereiche kann er nicht bearbeiten oder bekommt sie garnicht erst angezeigt. Auf diese Weise kann niemand unkontrolliert wichtige Bestandteile der Internetpräsenz verändern oder gar zerstören. Zusätzlich zu Redakteuren gibt es in den meisten Content Management Systemen noch eine Reihe von anderen Benutzern mit verschiedenen Rollen. So gibt es i.d.R. auch einen oder mehrere Verantwortliche für die Freigabe von Beiträgen und neu erstellten Seiten. Während die Redakteure die Webseiten erstellen und bearbeiten können, kann dieser 'Chefredakteur' die neu erstellten oder geänderten Seiten freigeben und online stellen.

Ein CMS speichert alle nötigen Daten zentral auf einem dafür vorgesehen Server oder Servercluster. Dieser zentrale Datenbestand wird für die automatische Generierung der Webseite herangezogen. Auf diese Weise ist die Webseite jederzeit für alle Besucher auf dem gleichen Stand. Die zentrale Speicherung der Daten hat ausserdem eine Reihe von technischen Vorteilen. Ein wichtiger Punkt ist die Sicherheit und Konsistenz der Daten. Alle Redakteure greifen auf denselben Datenbestand zu. Dadurch werden Konflikte durch gleichzeitiges Bearbeiten und Ändern einer Seite durch mehrere Redakteure vermieden. Eine Erhöhung der Datensicherheit ergibt sich aus der zentralen Datensicherung der Webpräsenz. Durch regelmäßige Sicherung der zentralen Datenrecource ist stets der komplette aktuelle Stand einer Webseite auf Datenträgern verfügbar. Darüber hinaus bieten einige CMS eine dezentrale Pflege und Bearbeitung der Daten an. Hier gibt es eine Vielzahl von Verfahren. Die wohl überzeugenste Möglichkeit ist der Zugriff über einen normalen Webbrowser. Dadurch können die Inhalte der Webseite von fast jedem Rechner aus bearbeitet werden. Einzige Vorraussetzung ist ein Internetzugang und ein Webbrowser. Der Standort des Rechners sowie dessen Betriebssystem sind irrelevant.

Eine nicht zu vernachlässigende Funktion ist die Versionskontrolle. Sollten durch eine fehlerhafte Bearbeitung betimmte Dateninhalte überschrieben worden sein, kann über eine Versionskontrolle der alte Stand wiederhergestellt werden. Eine solche Funktionalität findet man jedoch in der Regel nur in High-End Systemen wie eben in Plone oder auch in dem CMS Typo3.

Vorteil bei der Nutzung eines CMS ist die Möglichkeit, Inhalte beliebig oft an verschiedensten Stellen zu integrieren. Der mehrfach verwendete Inhalt wird aber nur einmal im System gespeichert. Das heißt, das mit nur einer Änderung alle Verwendungsstellen auf einen Schlag aktualisiert haben. Richtig eingesetzt kann hier viel Zeit gespart werden. Ausserdem wird so Redundanz vermieden. Eine Mehrfachverwendung von Datensätzen ist auch für eine Internetpräsenz oft sinnvoll. Oft werden sogenannte Newsletter aus dem den Inhalten des CMS generiert.

In CMS Systemen gibt es eine strikte Trennung von Layout und Inhalten. Dies hat zum einen den Vorteil das ein gewähltes Layout mit der eigenen Coporate-Identity konsistent und unverändert bleibt. Zum anderen hat es den enormen Vorteil das bei einer Änderung des Layouts keine Inhalte verändert werden müssen, wie dies bei traditioneller Gestaltung der Internetpräsenz ohne CMS der Fall ist.

Um ein Content Management System für die professionelle Gestaltung und Pflege einer Internetpräsenz zu nutzen, werden keine (x)HTML oder Programmierkenntnnisse benötigt. Mit Hilfe eines CMS können auch EDV-Laien an einer Webseite arbeiten - die Bedienung der Systeme ist oft intuitiv und bedarf deshalb selten einer intensiven Schulung der Mitarbeiter. Durch die komplette Entkopplung von allen technischen Aspekten können sich die Redakteure auf Ihre eigentliche Aufgabe konzentrieren: die Eingabe und Pflege von Inhalten. So kann etwa die Personalabteilung ihre Stellenanzeigen ohne Hilfe von EDV-Experten selbst erstellen und online schalten.